函头文件的格式通常包括以下几个部分：

纸张规格和翻页

公文函一般使用A4纸，横向书写。

上方内容

页眉：在每页页面的上方中间位置，用三号宋体字居中将全文或摘要的意义表述清楚。

标题：在全文页眉之下，空行一行，用时间性词语或对答中的头几字作标题，字号一般为五号宋体字，居中书写。

日期时间及次序：时间写在标题之下，字号一般为五号宋体字，居右书写；日期写在时间之下，字号为小四号宋体字，居右书写；时间和日期之间用空格隔开。

标题的横线及段

横线要平行，用全框线，细点横线。

段要对称编排。

正文的字体、字号和行距

正文使用宋体字。

字号约定如下：标题为五号，时间为五号，日期为小四号。

行间距一般为1.5倍行高。

页边距

函件的页边距一般为上下2.54厘米，左右2.1厘米。

页眉和页脚

函件的页眉一般标注“文件”二字，页脚标注页码。

编号

函件的编号应包括发文单位、文种、年份和序号，如“外交部函（2021）001号”。

红头文件

红头文件头通常包含企业名称、文件编号以及发文日期等重要信息。企业名称需使用全称，且字体应庄重、醒目，一般采用红色加粗字体，以凸显文件的正式性。文件编号如同文件的身份证号码，具有唯一性，便于文件的管理与查询。发文日期则明确了文件的时效性，需精确到年月日。

其他注意事项

函件的标题、字号和主送机关应清晰明了，如无特殊说明，公函格式各要素一样用3号仿宋体字。

发文字号应居中排布年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入不编虚位，在阿拉伯数字后加“号”字。

正文内容应简洁明了，语言正式，结尾一般要写明相关要求或希望对方采取的行动。

这些格式规范有助于确保函件的专业性和正式性，便于收件人快速理解和处理。