撰写整改说明时，可以按照以下步骤进行：

标题或概述：

简要概述问题的性质和需要改进的内容。

问题分析：

详细分析问题的根源和原因，找出导致问题出现的具体因素或环节。

改进措施：

说明针对问题采取的改进措施，包括具体的行动、流程或政策调整等。确保措施与问题的原因直接相关，并能够解决或防止问题再次出现。

实施计划：

阐述改进措施的实施计划，包括时间表、责任人和相关的资源准备等。确保计划具体可行，并能够被有效执行。

监测与评估：

说明如何监测和评估改进措施的效果和进展情况。确定衡量改进措施成功与否的指标，并规划监测方法和频率。

风险分析：

分析可能出现的风险和阻碍，并提出相应的风险应对策略。

预期结果：

阐述改进措施的预期结果和效益，明确改进后的目标和期望。

实施计划的通知与沟通：

说明如何向相关人员通知和沟通整改措施的实施计划，确保相关人员了解和配合。

总结与展望：

对整个整改过程进行总结，评估实施计划的可行性以及可能的改进空间。并展望未来，指出可能的进一步改进方向。

签署与承诺：

在整改说明的结束处加上相关人员的签署，表示对整改措施的认可与承诺。

在撰写整改说明时，应注意以下几点：

清晰明了：语言要简洁明了，避免使用过于复杂或模糊的表述。

具体操作：提供的改进措施和实施计划应具体可行，便于理解和执行。

合理性可行性：确保所有措施和计划符合实际情况，具有可行性和合理性。

时间安排合理：明确各项改进措施的时间节点和进度安排，确保按时完成。

责任明确：指定具体的责任人，并对每项工作负责，确保责任到人。

根据上述步骤和注意事项，可以撰写出一份完整、有效的整改说明。