科学技术档案案卷构成的一般要求是档案管理工作的核心规范,其核心原则和具体要求如下:
一、组卷原则
系统性原则 案卷应按照科技文件的形成规律进行排列,保持文件之间的有机联系,便于长期保管和利用。
成套性原则
相关文件应组合成完整体系,如科研项目按立项、实验、鉴定等阶段成套归档,产品类按设计、制造、运行等流程成套。
真实性原则
案卷内容需真实反映科技活动的过程和结果,确保文件材料与实际活动一致。
二、组卷要求
完整性要求
案卷内文件应齐全、完整,包括所有必要的审批文件、原始记录、成果报告等,且签章手续完备。
规范性要求
- 文档载体需符合档案保护要求,禁止使用热敏纸、铅笔、圆珠笔等易损材料。
- 案卷装订应规范,采用卷装或件装订方式,确保文件平整、牢固。
安全性要求
重要文件需标注密级,限制无关人员查阅,确保信息安全。
三、排列规则
内容排序
文字材料(如报告、合同)置于卷首,图样、数据等附件随后排列。
管理性文件按问题结合时间或重要程度排序,如项目文件按阶段划分。
分类方法
- 科研类按课题流程(立项、实验、鉴定等)排列。
- 产品类按设计、工艺、制造等程序排列。
- 建设项目类按前期、施工、验收等阶段排列。
四、其他规范
目录与备考表
卷内应附目录(文件题名及特征)和备考表(文件状况记录),便于检索和管理。
装订与标识
采用标准卷盒装订,卷皮标注项目名称、日期等信息,脊背取消色标。
数字化要求
重要档案应进行数字化备份,确保长期可读性。
五、附则
通用文件处理: 成套的通用图、标准图单独组卷;超卷文件需折叠整理。 特殊场景
以上要求综合了《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)等国家标准,旨在确保科技档案的系统性、完整性和真实性,为科研、生产、管理等活动提供可靠依据。