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科学技术档案案卷构成的一般要求

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科学技术档案案卷构成的一般要求是档案管理工作的核心规范,其核心原则和具体要求如下:

一、组卷原则

系统性原则

案卷应按照科技文件的形成规律进行排列,保持文件之间的有机联系,便于长期保管和利用。

成套性原则

相关文件应组合成完整体系,如科研项目按立项、实验、鉴定等阶段成套归档,产品类按设计、制造、运行等流程成套。

真实性原则

案卷内容需真实反映科技活动的过程和结果,确保文件材料与实际活动一致。

二、组卷要求

完整性要求

案卷内文件应齐全、完整,包括所有必要的审批文件、原始记录、成果报告等,且签章手续完备。

规范性要求

- 文档载体需符合档案保护要求,禁止使用热敏纸、铅笔、圆珠笔等易损材料。

- 案卷装订应规范,采用卷装或件装订方式,确保文件平整、牢固。

安全性要求

重要文件需标注密级,限制无关人员查阅,确保信息安全。

三、排列规则

内容排序

文字材料(如报告、合同)置于卷首,图样、数据等附件随后排列。

管理性文件按问题结合时间或重要程度排序,如项目文件按阶段划分。

分类方法

- 科研类按课题流程(立项、实验、鉴定等)排列。

- 产品类按设计、工艺、制造等程序排列。

- 建设项目类按前期、施工、验收等阶段排列。

四、其他规范

目录与备考表

卷内应附目录(文件题名及特征)和备考表(文件状况记录),便于检索和管理。

装订与标识

采用标准卷盒装订,卷皮标注项目名称、日期等信息,脊背取消色标。

数字化要求

重要档案应进行数字化备份,确保长期可读性。

五、附则

通用文件处理:

成套的通用图、标准图单独组卷;超卷文件需折叠整理。

特殊场景:设备仪器类档案需增加验收、维护等阶段记录。

以上要求综合了《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)等国家标准,旨在确保科技档案的系统性、完整性和真实性,为科研、生产、管理等活动提供可靠依据。