写邮件时，应遵循以下格式：

收件人

电子邮箱地址，例如：`example@example.com`。

主题行

简洁明了地概括邮件内容，例如：“关于项目进度报告”或“会议安排”。

称呼

根据收件人的身份和关系选择合适的称呼，例如：“尊敬的张总”、“亲爱的李老师”或“Hi，王先生”。

正文

开头：礼貌地问候收件人，例如：“您好”或“祝好”。

主体：清晰、简洁地表达邮件的主要内容，避免冗长和复杂的句子结构。

结尾：总结邮件内容，表示感谢，例如：“谢谢您的关注”或“期待您的回复”。

结束语

例如：“此致敬礼”、“祝好”或“敬上”。

署名

发件人的姓名和职位，例如：“李明，市场部经理”。

附件

如果有附件，应在邮件正文中提及，并在邮件末尾注明附件名称，例如：“附件：项目报告.pdf”。

其他注意事项

邮件应保持简洁明了，避免使用不必要的符号和缩写。

句式应简洁、用语得当，避免语法错误。

针对不同的收件人，邮件格式可以进行适当的调整和变化，以使邮件更加贴合对方的需求和习惯。

```

收件人: example@example.com

主题: 关于项目进度报告

尊敬的张总：

您好！

我写这封邮件是想向您汇报一下我们项目的最新进度。目前，我们已经完成了项目的第一阶段，并且正在按照计划进行第二阶段的工作。

附件中包含了详细的进度报告和下一步的工作计划，请您查阅。

如果您有任何疑问或建议，请随时与我联系。

谢谢您的关注和支持。

此致敬礼，

李明

市场部经理

附件: 项目报告.pdf

```

通过遵循以上格式，可以确保邮件内容清晰、专业且易于理解。