企业报销制度及流程通常包括以下几个步骤:
费用报销范围:
明确规定哪些费用可以报销,如差旅费、通讯费、交通费、餐饮费等,并规定每种费用的报销限额或标准。
报销申请:
员工需要填写报销申请表格,包括报销日期、费用明细和金额等信息,并附上相应的发票、收据或其他相关证明材料。
审批流程:
报销申请需要经过上级领导或相应部门的审批。审批人会根据公司的制度和政策,核对申请信息的准确性和合规性,并决定是否批准报销申请。
财务审核:
财务部门会对报销申请进行核对和审核,包括检查申请中的发票和收据的真实性和合规性,核对金额是否与制度规定一致等。如有必要,财务部门还会与申请人进行进一步的沟通和核实。
报销支付:
一旦报销申请得到批准并通过财务审核,公司会按照约定的支付方式(现金、转账等)将报销款项支付给员工。
报销记录和归档:
公司需要在财务系统中对每笔报销进行记录和归档,包括申请表格、发票、收据等相关文件。这样有助于公司进行财务管理和审计。
此外,还有一些特殊规定和流程:
私车公用车贴方案:每公里2元,事先申请,报销时需注明私车公用理由,如带货、有客户、紧急成行等,并提供日期、起点、终点、公里数等信息。
请客户吃饭:150元/位,报销时需写明项目名字、公司名字、客户名字、职务。
出差预申请:所有出差需邮件预申请,报预算,包括可能的请客送礼。如果申请中写明差旅费的某部分由第三方支付,此部分不管任何理由不得报销。
住宿费:300元/晚,人房,无预先申请批准,只能报一间。
个人保险:公司已为所有员工买了保险,包括意外险,其他未经预申请批准的个人保险,一律不得报销。
报销汇总单:报销汇总单需对应每张报销单据。
报销时间规定:企业一般会设定明确的报销周期,如每月报销一次或规定报销申请提交的最迟时间,以确保财务核算的及时性和准确性。
报销凭证规范:报销单需填写完整,包括部门、日期、内容、大小写金额、合计数、附件张数、报销人及审批人员的签字。金额处不能留有空格,金额要完整到元、角、分,在财务有借款的需注明。
借款流程:出差借款需凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款,出差返回5个工作日内办理报销还款手续。其他临时借款应及时报帐,除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。
这些制度和流程有助于企业规范报销行为,合理控制费用支出,提高资金使用效益。不同公司可能会有不同的报销制度和流程,具体细节可能会有所不同。