调档函是单位之间转移人事档案的正式文书，其格式需规范严谨。以下是调档函的标准格式及注意事项：

一、基本格式结构

标题

示例：人事调档函、毕业生调档函、党组织关系调档函

说明：需明确调档目的，如工作调动、入学录取等。

主送单位

格式：

单位全称+单位地址+邮政编码

示例：XX大学学生工作办公室（邮编：123456）。

正文

核心内容

调档人员基本信息（姓名、身份证号、学历背景等）；

调档原因说明（如录取、工作调动等）；

档案移交要求（截止日期、接收地址、档案完整性说明）；

说明条款（档案审核后不退回、未按时送达的后果）。

结尾

格式

申请单位盖章+经办人签字+日期。

二、关键内容说明

档案移交要求：

需明确档案移交时间（如开学前）、接收地址及邮政编码，确保档案能及时送达。- 档案审查：接收单位需对档案完整性进行审查，合格后不予退回，若逾期未到则视为放弃。- 特殊情况处理：

档案未整理完毕时，需注明预计完成时间；

需转递其他材料（如资格证书）时，可附加说明。

三、格式示例

毕业生调档函

XX大学研究生院：

XXX同学是我校202X届本科毕业生，由于档案尚在整理中，需等到202X年X月该生离校时将档案寄往贵单位。该生成绩合格，无欠费，能够按时毕业，特此证明。 工作调动调档函

XX公司人事部：

因工作需要，商调贵处XXX（档案号：XXXXX）等2名同志到我公司工作，如蒙应允，请将其人事档案转递至我部，待研究后函告。 四、注意事项

语言规范：

使用正式公文语言，避免口语化表达。2. 盖章要求：单位需加盖公章，部分情况需加盖党委章（如党组织关系调档）。3. 附件说明：如需转递其他材料，需在函件中明确标注。通过规范书写格式并明确条款，可确保调档流程合法合规，避免因档案丢失或延误影响个人发展。