公司人事档案的建立需要遵循规范流程，确保档案的完整性、安全性和合规性。以下是具体步骤和注意事项：

一、档案构成内容

基础材料

- 劳动合同（需通过当地劳动局购买）

- 身份证复印件

- 学历证明/成绩单（全日制学校毕业生）

- 原单位离职证明（社会招工人员）

工作相关材料

- 岗位变动登记表（入职/晋升/调岗时更新）

- 社会保险参保手续

- 培训记录（含培训内容、费用及参与人员信息）

- 绩效考核结果（月度/年度）

其他重要文件

- 入职定薪调薪表（经员工签字确认）

- 晋升/降职审批表

- 奖惩记录

- 工作交接记录

二、建立流程

入职阶段

- 收集上述基础材料，办理劳动合同签订、社保参保等手续。 - 建立员工电子档案，采用二级编码（如入职年份+流水号）。2. 日常管理

- 每月更新花名册（含入职/离职人员变动）。 - 定期归档培训记录、绩效考核结果等动态文件。3. 档案完善

- 员工离职时，收缴离职证明并办理档案转移手续。 - 建议为员工单独建档，按部门分类保管。 三、管理规范

保密要求

- 人事档案由专人管理，严格限制查阅权限（仅限特定人员）。 - 建立档案借阅制度，借出需审批且不得外带。2. 电子化管理

- 建立人事档案电子资料库，实现分类查询与数据备份。 - 纸质档案需定期归档，确保完整性（如发现损坏需及时修复）。3. 合规性保障

- 档案材料需与员工身份证、劳动合同等原始文件保持一致。 - 建立档案查询登记制度，记录借阅人、时间及用途。 四、特殊情况处理

流动人员档案：

自员工离职3年后可开放查阅。- 应聘人员档案：自投递之日起2年后可开放查阅。通过规范建立和管理人事档案，既能保障员工权益，也能为企业的HR决策提供数据支持。