会议服务方案旨在确保会议的顺利进行，提供高效、专业的会务服务，满足客户的各种需求。以下是会议服务方案的主要内容：
服务目标
以细致、周到的五星级服务水准服务客人，确保餐会的顺利进行。
服务概论
会议服务是指客人在使用会议室前、中、后的过程中，由会议服务人员提供的确保会议顺利进行的各种工作。
服务内容
接受预定，确定会议要求，布置场地，迎宾，引导，会议进行中的服务，会议结束欢送，帮助客人收拾剩余物品，代客人联系快递公司并发货，收回调查表了解客人满意度。
服务流程
前台接受公司预定：前台员工接到客户预定后，应问清楚基本要求（确认会议日期、时间、人数、摆台要求），并记下客人公司名字、客人姓名、联系方式、邮箱号，以方便与客户的沟通，及时把预定情况转到会议中心。
确定会议要求：接到前台转来的客人预订情况以后，由会议中心专业人员通过电话、电邮以及登门拜访的方式与客人沟通，尽可能掌握更多的客人需求，并制作会议预定表，下发到各个相关部门。
会议前准备工作：包括确定会议地点，安排场地布置和设备设施，制定会议议程和时间安排等，并与客户充分沟通，了解他们的需求和期望。
到达和接待：提供专业的接待服务，包括迎接与会者，为他们指引方向，帮助他们入座，并提供必要的会议资料。
会议期间服务：协助会议主持人按照议程进行会议，提供技术支持，及时解决任何可能出现的问题，并为与会者提供所需的设备和材料。
用餐服务：根据会议需求提供茶歇、餐饮服务。
会后跟进：协助清理会场，回收设备物资；整理会议纪要，总结亮点、问题，反馈主办方；对参会者回访，收集评价意见，用于改进后续服务。
会议分类
根据所服务的客户群体进行分类，如武汉研究所有会议需求的部门。
会务人员资质及会议安排
会议服务人员资质要求：共2名接待专员，特殊情况需临时增加人员可抽调前台兼会务接待，以满足紧急需求为原则。
会议设备设施准备
包括空调、麦克风、电池、投影机、音响、话筒、同声传译系统、电视电话会议系统、茶点准备、热毛巾、横幅、指路牌、签到台、鲜花准备、会议用餐、布场时间、车辆停放、领导接待等。
安全保障
对会场周围的环境进行安全检查，排除一切可疑因素，并对服务保障工作进行全面自查。组织员工重温各种情况出现时的“紧急情况处理方案”，做到有备无患。
会场布置
根据会议主题、目的、规模、时间、预算等要求，进行会场布置，包括横幅、海报、绿植、桌椅排列等，确保会场整洁、大方、符合主办者的意图和要求。
会议资料准备
设计制作会议资料，包括手册、宣传页、名片等，内容精准、排版精美；准备足量文具、饮用水、茶歇食品。
通过以上服务方案，可以确保会议的顺利进行，为与会者提供舒适的环境和周到的服务，以达到客户的满意度。
