发邮件格式需遵循规范以确保专业性和可读性，以下是详细说明：

一、基础结构

邮件头部

包含发件人地址、收件人地址、日期、主题。

称呼

根据收件人身份选择：

- 同事：直接称呼姓名或昵称；

- 上级/客户：使用"尊敬的 [姓名] 先生/女士"；

- 多人收件：使用"各位同事/尊敬的客户们"。

正文

- 开头：问候语（如"您好!"）；

- 主体：分段落表达核心内容，每段3-5行，突出重点；

- 结尾：感谢语（如"感谢您的关注!"）。

结束语

常见表达："此致 敬礼!"或"祝好"。

署名

包含姓名、职位、公司名称、联系方式等。

二、格式规范建议

主题行

- 突出核心内容（如"[项目名称] 进度汇报"）；

- 紧急邮件添加"紧急"或"重要"标识。

排版要求

- 使用宋体或Arial字体，字号12号，行距1.5倍；

- 段落之间空一行，标题使用小标题或序号；

- 附件命名规范（如"[项目名称] 报告.docx"）。

礼仪规范

- 正文使用敬语（如"请、您、谢谢"）；

- 国际邮件使用英文称谓（如"Dear Mr./Ms. Smith"）。

三、示例模板

主题：

关于4月项目进度汇报

正文：

1. 项目背景简述；

2. 当前进展与成果；

3. 下一步计划与需求。 结束语：期待您的反馈，祝工作顺利!。

通过以上结构与规范，可有效提升邮件专业度，确保信息准确传达。